Tijdens een vakbeurs spreken je medewerkers tientallen potentiële klanten. Er worden visitekaartjes uitgewisseld, vragen beantwoord en soms zelfs al concrete afspraken gemaakt. Toch blijkt na afloop dat lang niet alle contactgegevens zijn vastgelegd. En bij de contacten die wél zijn verzameld, is niet altijd duidelijk waar iemand precies interesse in had.
Dat is zonde van de tijd die je als organisatie in zo’n beurs steekt. Bovendien gebeurt hetzelfde tijdens klantbezoeken en netwerkbijeenkomsten. Medewerkers leggen waardevolle contacten, maar iedereen heeft zijn eigen manier om die gegevens te bewaren en te verwerken.
Met een Wizard card en een aanpasbaar leadformulier kun je dat anders organiseren. Je medewerkers kunnen direct contactgegevens ontvangen, inclusief informatie over de producten of diensten waarin iemand geïnteresseerd is. Daarmee wordt het een stuk eenvoudiger om nieuwe contacten gericht op te volgen.
Een visitekaartje is een handige manier om contactgegevens uit te wisselen, maar wanneer medewerkers alleen hun eigen gegevens achterlaten, ligt het initiatief voor een vervolggesprek volledig bij de ontvanger.
Dat hoeft geen probleem te zijn, maar het betekent wel dat interessante contacten verloren kunnen gaan. Misschien neemt iemand later contact op, maar het kan net zo goed gebeuren dat een visitekaartje ergens in een tas of bureaulade verdwijnt.
Natuurlijk kunnen medewerkers ook papieren visitekaartjes van hun gesprekspartners verzamelen. Alleen moeten die gegevens vervolgens nog worden overgetypt, opgeslagen en bij de juiste persoon binnen de organisatie terechtkomen. Zeker wanneer meerdere collega’s regelmatig nieuwe mensen ontmoeten, kan dat behoorlijk wat tijd kosten.
Wie meer leads genereren wil, hoeft daarom niet altijd meer afspraken in te plannen of extra evenementen te bezoeken. Vaak valt er al winst te behalen door bestaande gesprekken beter te benutten en nieuwe contacten direct vast te leggen.
Met een Wizard card kunnen medewerkers hun contactgegevens delen via NFC of een QR-code. De ontvanger opent een persoonlijk profiel met bijvoorbeeld een telefoonnummer, e-mailadres, website en andere relevante informatie.
Door een leadformulier aan het digitale visitekaartje toe te voegen, kunnen geïnteresseerden ook digitaal hun eigen contactgegevens achterlaten. Denk aan een naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer. Zodra iemand het formulier invult, ontvangt de betreffende medewerker een e-mail met de gegevens. Er hoeven dus geen papieren visitekaartjes overhandigd te worden en overgetypt. De informatie is meteen digitaal beschikbaar voor verdere opvolging.
Het interessante voor bedrijven is dat je deze mogelijkheid binnen een heel team kunt inzetten. Of je organisatie nu tien accountmanagers heeft, vijftig buitendienstmedewerkers of collega’s van verschillende afdelingen die regelmatig nieuwe mensen ontmoeten, iedereen kan op dezelfde manier contacten verzamelen. Zo worden digitale visitekaartjes niet alleen gebruikt voor het delen van eigen contactgegevens, maar helpen ze je organisatie ook bij het genereren van leads uit dagelijkse zakelijke ontmoetingen.
Niet iedere organisatie wil dezelfde informatie verzamelen. Een bedrijf dat verschillende producten verkoopt, wil bijvoorbeeld weten waarin een potentiële klant geïnteresseerd is, terwijl een recruitmentafdeling juist benieuwd is naar de functie die iemand zoekt.
Daarom kun je het leadformulier van Wizard Card aanpassen aan de informatie die voor jouw organisatie belangrijk is. Naast de gebruikelijke contactgegevens kun je extra vragen toevoegen, bijvoorbeeld met keuzemogelijkheden voor verschillende producten of diensten. Zo kan een geïnteresseerde direct aangeven waarover hij meer informatie wil ontvangen of waarvoor hij graag benaderd wordt.
Stel dat je organisatie drie verschillende diensten aanbiedt. Door deze als keuze in het formulier op te nemen, weet je bij een nieuwe aanvraag meteen waar de interesse ligt. Je hoeft dat achteraf niet meer uit te zoeken en kunt bij de opvolging direct op het juiste onderwerp ingaan. Ook voor specifieke evenementen kun je het formulier afstemmen op de informatie die je wilt ontvangen. Denk aan een beurs waar bezoekers kunnen aangeven of ze een offerte willen aanvragen, meer productinformatie willen ontvangen of graag een afspraak willen maken. Op deze manier verzamel je niet alleen contactgegevens, maar krijg je ook een beter beeld van de behoefte van potentiële klanten. Dat helpt om onderscheid te maken tussen algemene contacten en gekwalificeerde leads die interessant zijn voor verdere opvolging.
Juist op beurzen komt een leadformulier op maat goed van pas. Medewerkers spreken daar in korte tijd veel verschillende bezoekers, waardoor het lastig kan zijn om alle informatie uit die gesprekken te onthouden. Wanneer bezoekers via het digitale visitekaartje hun gegevens achterlaten en meteen aangeven in welk product of welke dienst ze geïnteresseerd zijn, is die informatie direct vastgelegd.
Na afloop hoeft het team niet eerst een stapel visitekaartjes uit te zoeken om te achterhalen wie waarvoor benaderd moet worden. De contactgegevens zijn digitaal ontvangen en bevatten al informatie over de interesse van de bezoeker. Dat maakt het eenvoudiger om waardevolle leads te herkennen en de juiste opvolging te bepalen. Iemand die graag een offerte ontvangt, vraagt immers om een andere benadering dan een bezoeker die zich nog aan het oriënteren is.
Het verzamelen van leads hoeft overigens niet alleen gericht te zijn op nieuwe klanten. Ook voor recruitment biedt een aangepast leadformulier mogelijkheden. Denk aan een organisatie die regelmatig op carrièrebeurzen staat of open dagen organiseert. Medewerkers kunnen geïnteresseerde kandidaten hun digitale visitekaartje laten scannen en uitnodigen om hun gegevens achter te laten. Door vragen toe te voegen over bijvoorbeeld de gewenste branch, het vakgebied of werkervaring, ontvangt de recruitmentafdeling meteen informatie die helpt bij het beoordelen en opvolgen van nieuwe contacten. Zo kan dezelfde oplossing binnen een organisatie voor verschillende doeleinden worden gebruikt, van sales en relatiebeheer tot het vinden van nieuwe medewerkers.
De contactgegevens die medewerkers via het leadformulier verzamelen, kunnen automatisch worden doorgestuurd naar het CRM-systeem van je organisatie. Via een koppeling met Zapier is het mogelijk om nieuwe leads direct te verwerken in systemen zoals HubSpot, Salesforce of een van de andere 6000+ apps. Dat is super handig wanneer meerdere medewerkers dagelijks nieuwe contacten leggen. De gegevens hoeven niet langer handmatig te worden overgenomen en verwerkt in het CRM, maar zijn direct beschikbaar binnen het bestaande salesproces. Zo kunnen de juiste collega’s sneller met de opvolging aan de slag.
Werk je liever zonder automatische koppeling? Via de Card Manager kan de beheerder de verzamelde leads ook exporteren naar een CSV-bestand, bijvoorbeeld om deze handmatig te importeren in het eigen systeem.
De gegevens die via het leadformulier binnenkomen, kun je naast de CRM-integratie ook gebruiken om een deel van de opvolging te automatiseren. Binnen Zapier zijn namelijk verschillende workflows mogelijk. Zo kun je nieuwe leads automatisch doorsturen naar je CRM-systeem, maar ook een persoonlijke bedankmail laten versturen met aanvullende informatie of een link om direct een vervolgafspraak in te plannen. Ook de antwoorden in het formulier kunnen een rol spelen bij de automatisering. Wanneer een bezoeker bijvoorbeeld aangeeft interesse te hebben in een bepaalde dienst, kun je via gekoppelde systemen een passende opvolgmail laten versturen of de gegevens naar de juiste afdeling doorzetten.
Dat is vooral handig voor organisaties waar meerdere medewerkers contacten verzamelen en de opvolging via verschillende afdelingen verloopt. Door het verzamelen en verwerken van contactgegevens goed op elkaar aan te laten sluiten, bespaar je medewerkers tijd en verklein je de kans dat interessante contacten blijven liggen.
Wanneer je digitale visitekaartjes binnen een organisatie inzet, is het prettig om te weten hoe ze worden gebruikt. Zeker wanneer medewerkers regelmatig onderweg zijn of deelnemen aan evenementen, kunnen die inzichten interessant zijn.
Met de Card Manager van Wizard Card krijg je inzicht in onder andere het aantal scans, downloads van contactgegevens en interacties met links op de digitale profielen. Je kunt bijvoorbeeld bekijken welke medewerkers hun visitekaartje het meest gebruiken en hoe het gebruik zich ontwikkelt tijdens een bepaalde periode of evenement.
Die informatie kan helpen om binnen je organisatie te bespreken wat goed werkt en waar nog kansen liggen. Misschien blijkt dat bepaalde medewerkers hun digitale visitekaartje regelmatig inzetten, terwijl anderen nog weinig gebruikmaken van de mogelijkheden. Het aantal scans vertelt natuurlijk niet het hele verhaal. Een medewerker die tien gerichte gesprekken voert met potentiële klanten kan uiteindelijk waardevollere leads verzamelen dan iemand die zijn visitekaartje honderd keer deelt. Daarom is het verstandig om niet alleen naar het gebruik van de kaarten te kijken, maar ook naar de kwaliteit van de contacten en de manier waarop deze worden opgevolgd.
Medewerkers zijn vaak een belangrijk aanspreekpunt voor potentiële klanten, zakelijke relaties en toekomstige collega’s. Tijdens klantbezoeken, beurzen en netwerkbijeenkomsten ontstaan regelmatig contacten die interessant kunnen zijn voor de organisatie.
Met de digitale visitekaartjes van Wizard Card maak je het niet alleen eenvoudiger om contactgegevens te delen maar ook om contacten vast te leggen. Door het leadformulier aan te passen aan je organisatie, kunnen medewerkers bovendien meteen relevante informatie verzamelen over de interesse of behoefte van hun gesprekspartner. Via slimme koppelingen en workflows kun je vervolgens een deel van de verwerking en opvolging automatiseren, terwijl de Card Manager helpt om de digitale visitekaartjes van je team centraal te beheren en inzicht te krijgen in het gebruik.
Zo haal je meer uit de gesprekken die je medewerkers dagelijks voeren en maak je van je visitekaartjes een praktisch tool voor het genereren van waardevolle leads.
Benieuwd wat een aangepast leadformulier voor jouw organisatie kan betekenen?
Ontdek de mogelijkheden van het leadformulier en de Card Manager van Wizard Card. We laten je graag zien hoe je deze kunt inzetten voor jouw team, beursdeelname of recruitmentactiviteiten. Neem gerust contact op.
Een pen met bedrijfslogo is misschien wel een van de bekendste relatiegeschenken. Je komt ze tegen op beurzen, bij zakelijke afspraken en in welkomstpakketten. Niet zo vreemd, want een pen is praktisch, betaalbaar en wordt regelmatig gebruikt. Maar wat als diezelfde pen meer kan dan alleen schrijven?
Een organisatie die zelf dagelijks werkt aan gebouwen die klaar zijn voor de toekomst, kijkt ook kritisch naar de eigen manier van werken. Zo kwamen uiteindelijk ook de traditionele papieren visitekaartjes ter sprake. Want past een stapel papieren kaartjes eigenlijk nog wel bij de manier waarop je tegenwoordig relaties onderhoudt?
Een beurs staat in het teken van nieuwe contacten. Je spreekt op één dag tientallen potentiële klanten, partners en andere interessante bedrijven. Dan wil je na een goed gesprek niet eindigen met gedoe om contactgegevens uit te wisselen. Zeker wanneer je met een compleet team op een beurs staat, wil je dat goed geregeld hebben. Iedereen moet snel zijn eigen contactgegevens kunnen delen, in dezelfde uitstraling en zonder vooraf voor iedere medewerker een stapel papieren visitekaartjes te bestellen.