Contactgegevens delen als salesteam

Je staat op een beurs, evenement of netwerkborrel en hebt in korte tijd meerdere goede gesprekken. Aan het einde van zo’n gesprek wil je natuurlijk je contactgegevens achterlaten. Een papieren visitekaartje werkt daar nog steeds prima voor. Maar zeker binnen grotere salesteams ontstaan ook nadelen. Kaartjes raken op, gegevens veranderen en bij een nieuwe functie, nieuw telefoonnummer of nieuwe medewerker moeten er weer nieuwe kaarten worden besteld. Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor een digitale manier om contactgegevens te delen. Maar welke mogelijkheden zijn er? En wat werkt het beste als je met een heel salesteam werkt?

Waarom is de manier waarop je contactgegevens deelt belangrijk?

Een visitekaartje lijkt misschien een klein onderdeel van het salesproces, maar het is vaak wel één van de laatste dingen die je tijdens een gesprek achterlaat. Je wilt daarom dat het makkelijk werkt en dat de gegevens die je deelt kloppen. Voor een organisatie speelt daarnaast nog iets anders: alle medewerkers moeten bij voorkeur dezelfde uitstraling gebruiken. Bij één of twee medewerkers is dat eenvoudig te regelen. Bij twintig, vijftig of honderd medewerkers wordt dat al snel lastiger.

Een goede oplossing voor een salesteam moet daarom vooral:

makkelijk te gebruiken zijn;
actuele contactgegevens tonen;
aansluiten bij de huisstijl;
centraal te beheren zijn;
eenvoudig uit te rollen zijn naar nieuwe medewerkers.

Welke manier daar het beste bij past, hangt af van de organisatie.

1. Papieren visitekaartjes

Het traditionele visitekaartje is nog lang niet verdwenen. Je geeft het makkelijk mee en vrijwel iedereen weet wat ermee moet gebeuren. Voor individuele medewerkers of kleine teams kan papier daarom nog steeds prima werken. De nadelen worden vooral zichtbaar wanneer een organisatie groter wordt. Een medewerker krijgt een andere functie, een telefoonnummer verandert of iemand gaat uit dienst. De bestaande kaarten zijn dan niet meer actueel.

Ook moet voor iedere nieuwe medewerker een nieuwe set worden ontworpen, gedrukt en verspreid. Daarnaast weet je niet wat er na het gesprek met het kaartje gebeurt. Het kan worden bewaard, maar net zo makkelijk onder in een tas of bureaulade verdwijnen.

Dat betekent overigens niet dat papier en digitaal elkaar uitsluiten. Een papieren visitekaartje kan bijvoorbeeld prima worden voorzien van een QR-code die naar een digitaal visitekaartje verwijst.

2. Een QR-code naar een digitaal visitekaartje

Een eenvoudige stap richting digitaal is een QR-code. De ontvanger scant de QR-code met zijn smartphone en komt vervolgens op een digitaal visitekaartje terecht. Daar kunnen bijvoorbeeld een telefoonnummer, e-mailadres, website en socialmediaprofielen worden weergegeven.

Het voordeel hiervan is dat iemand de gegevens niet handmatig hoeft over te typen. Vanuit het digitale visitekaartje kunnen de contactgegevens direct worden opgeslagen op de telefoon. Een QR-code kan op verschillende plekken worden gebruikt. Denk aan een papieren visitekaartje, e-mailhandtekening, naambadge, presentatie of het scherm van een smartphone. Voor salesteams wordt het vooral interessant wanneer de QR-code verwijst naar een profiel dat centraal beheerd kan worden. Verandert er iets aan de gegevens van een medewerker? Dan kan het digitale profiel worden aangepast zonder dat de QR-code zelf hoeft te veranderen.

3. NFC-visitekaartjes

Naast een QR-code kun je contactgegevens ook delen met NFC. NFC staat voor Near Field Communication. Dezelfde techniek wordt bijvoorbeeld gebruikt voor contactloos betalen. Bij een NFC visitekaartje zit een NFC-chip in de fysieke kaart verwerkt. Houdt iemand een geschikte smartphone tegen de kaart, dan verschijnt er een melding waarmee het digitale visitekaartje kan worden geopend.

De ontvanger hoeft hiervoor zelf geen app te installeren. Bij Wizard Card combineren we NFC en QR op één kaart. Zo kan iemand de kaart tegen een smartphone houden óf de QR-code scannen. Het fysieke visitekaartje blijft daardoor onderdeel van het gesprek, terwijl de informatie zelf digitaal beschikbaar is.

4. Een digitaal visitekaartje in Apple Wallet of Google Wallet

Een fysiek kaartje hoeft niet altijd nodig te zijn. Een digitaal visitekaartje kan ook worden toegevoegd aan Apple Wallet of Google Wallet. De medewerker heeft het visitekaartje dan gewoon op zijn of haar smartphone staan. Dat is bijvoorbeeld handig voor medewerkers die veel onderweg zijn, regelmatig netwerkevenementen bezoeken of liever geen fysiek kaartje meenemen. Vanaf de Wallet-kaart kan een QR-code worden getoond waarmee iemand anders het digitale visitekaartje opent.

Voor organisaties kan een Wallet-visitekaartje daarom ook als volledig digitale oplossing worden ingezet.

Meer info

Waarom centraal beheer interessant wordt voor salesteams

Hoe groter een team wordt, hoe belangrijker het beheer achter de visitekaartjes wordt. Stel dat een organisatie vijftig medewerkers heeft. Als iedere medewerker zijn eigen digitale visitekaartje beheert, is het lastig om ervoor te zorgen dat alle gegevens en de uitstraling consistent blijven.

Met centraal beheer kan één beheerder de digitale visitekaartjes van medewerkers beheren. Binnen de Card Manager van Wizard Card kunnen organisaties onder andere digitale visitekaartjes beheren, gegevens aanpassen, nieuwe kaarten toevoegen en het gebruik van de kaarten bekijken.

Ook kunnen medewerkers bijvoorbeeld via CSV worden geïmporteerd en kunnen er meerdere beheerders worden toegevoegd.

Zo hoeft niet iedere medewerker zelf zijn eigen oplossing op te zetten en houdt de organisatie meer controle over de uitstraling en informatie die wordt gedeeld.

Card manager

Contactgegevens delen tijdens beurzen en evenementen

Juist op een beurs wordt het verschil tussen de verschillende methodes duidelijk. Op zo’n dag voert een verkoper soms tientallen gesprekken. Iedere keer een papieren kaartje meegeven kan prima werken, maar met een digitaal visitekaartje kan iemand de contactgegevens direct op zijn telefoon openen.

Dat kan bijvoorbeeld door:

een NFC-visitekaartje tegen de telefoon te houden;
een QR-code op de kaart te scannen;
een QR-code vanuit Apple Wallet of Google Wallet te tonen.

De ontvanger krijgt vervolgens het digitale profiel te zien en kan de contactgegevens opslaan. Wil je tijdens zo’n gesprek ook gegevens van de potentiële klant verzamelen? Dan kan hiervoor een leadformulier aan het digitale visitekaartje worden toegevoegd. De bezoeker kan daarmee zijn of haar eigen gegevens achterlaten. Zo wordt een digitaal visitekaartje niet alleen een manier om gegevens te delen, maar kan het ook helpen bij de opvolging na een beurs of netwerkgesprek.

Lead gegevens verzamelen

Tijdens een salesgesprek wil je meestal niet alleen jouw contactgegevens achterlaten. Je wilt ook graag weten met wie je hebt gesproken, zodat je na het gesprek contact kunt opnemen. Daarvoor kan aan een digitaal visitekaartje een leadformulier worden toegevoegd. De persoon met wie je spreekt kan hierin bijvoorbeeld zijn of haar naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer achterlaten.

Dat is vooral handig tijdens beurzen en netwerkevenementen. In plaats van na afloop visitekaartjes te verzamelen of gegevens handmatig over te nemen, worden de ingevulde gegevens digitaal vastgelegd.

Leads automatisch doorsturen naar je CRM

Het verzamelen van een lead is alleen de eerste stap. Uiteindelijk wil je dat die gegevens terechtkomen op de plek waar je salesteam ermee werkt. Het leadformulier van Wizard Card kan daarom via Zapier worden gekoppeld aan andere systemen. Daarmee kun je bijvoorbeeld een nieuwe lead automatisch doorsturen naar je CRM.

Meer automatiseren met workflows

Via Zapier kun je de gegevens uit het leadformulier ook gebruiken om uitgebreidere workflows te maken. Wat mogelijk is, hangt af van de systemen die je organisatie gebruikt.

Een paar voorbeelden:

Maak automatisch een nieuw contact of een nieuwe lead aan in het CRM.
Wijs een lead toe aan de verkoper van wie het digitale visitekaartje is gebruikt.
Voeg automatisch een tag of kenmerk toe, bijvoorbeeld de naam van de beurs of het evenement.
Stuur een interne melding naar het salesteam wanneer er een nieuwe lead binnenkomt.
Voeg de lead toe aan een bestaande salesworkflow.
Stuur de nieuwe lead een gepersonaliseerde welkoms mail

Zo kan een digitaal visitekaartje onderdeel worden van een groter salesproces. Een verkoper deelt tijdens het gesprek zijn digitale visitekaartje, de gesprekspartner laat zijn gegevens achter en Zapier zorgt ervoor dat deze informatie automatisch naar de juiste systemen wordt doorgestuurd. Daarmee wordt het digitale visitekaartje niet alleen een manier om contactgegevens te delen, maar ook een praktisch startpunt voor de opvolging van een nieuw contact.

Digitaal visitekaartje voor je salesteam

Bij Wizard Card combineren we een fysiek NFC-visitekaartje met een digitaal profiel. De kaart is daarnaast voorzien van een QR-code, zodat contactgegevens op meerdere manieren gedeeld kunnen worden. Voor organisaties die meerdere visitekaartjes centraal willen beheren, is er de Card Manager. Daarmee kunnen digitale visitekaartjes vanuit één omgeving worden beheerd en aangepast.

Zo hoeft een medewerker niet bij iedere wijziging opnieuw te beginnen en blijft de uitstraling binnen het team consistent. Of een digitaal visitekaartje voor jouw salesteam interessant is, hangt uiteindelijk vooral af van hoe vaak jullie contactgegevens delen, hoeveel medewerkers ermee werken en hoeveel controle je centraal wilt houden. Wil je zien hoe dat er in de praktijk uitziet? Bekijk dan hoe onze digitale visitekaartjes werken of vraag een online demo aan.

Overstappen op digitale visitekaartjes?

Binnen 2 dagen in huis
Jouw eigen design
Uitstekend beoordeeld

bekijk de mogelijkheden

Contactgegevens delen als salesteam: wat werkt het beste?