InAxtion is een detacheringsbureau dat technische professionals uit Nederland en andere EU-landen verbindt met projecten binnen de elektrotechniek en werktuigbouwkunde. Het bedrijf maakt de juiste match tussen medewerker en opdrachtgever en begeleidt beide partijen gedurende het hele traject.
Maar InAxtion doet meer dan projecten koppelen. Voor internationale medewerkers is het bedrijf ook een gids in Nederland, een vertrouwd aanspreekpunt bij het wonen, werken en leven in een nieuw land. Verbinding staat daarmee centraal in alles wat InAxtion doet. Ook in de manier waarop medewerkers zichzelf voorstellen.
InAxtion werkte jarenlang met traditionele papieren visitekaartjes. In de praktijk bleek dat meer haken en ogen te hebben dan je op het eerste gezicht zou denken. Bij iedere wijziging in contactgegevens of functie moesten er nieuwe kaartjes worden gedrukt, met verspilling en extra kosten als gevolg.
Daar kwam nog iets bij: medewerkers hadden hun kaartjes niet altijd bij zich. Juist in die momenten dat je snel iemand wil informeren, moest het dan toch handmatig. Vanuit de organisatie was het lastig om te garanderen dat iedereen altijd dezelfde, actuele informatie deelde.
“Medewerkers hadden hun kaartjes niet altijd bij zich, waardoor contactgegevens soms alsnog handmatig gedeeld moesten worden. Vanuit een organisatieperspectief was het bovendien lastig om consistentie te houden in de informatie die werd gedeeld.”
Kim Rommens-Plooij
Marketingmanager
Kortom: het systeem werkte, maar niet zonder wrijving. En voor een bedrijf dat ook op het gebied van duurzaamheid stappen wil zetten, voelde de verspilling bij elke update steeds minder goed.
De zoektocht naar een alternatief werd ingegeven door twee dingen: duurzaamheid en gebruiksgemak. InAxtion wilde minder afhankelijk zijn van papier en tegelijkertijd een oplossing die beter past bij de digitale manier van werken die inmiddels de norm is.
Wat daarbij meteen aansprak in het concept van Wizard Card, was de combinatie van fysiek en digitaal. Niet óf het een, óf het ander maar allebei. Eén kaartje in de portemonnee en een in de Wallet op de telefoon. Voor een bedrijf waarvan medewerkers dagelijks onderweg zijn naar opdrachtgevers, was dat precies wat nodig was.
Bij de keuze voor Wizard Card speelde de Card manager een belangrijke rol. Via het centrale dashboard kan InAxtion alle kaarten beheren en aanpassingen doorvoeren zodra iemands functie of contactgegevens wijzigen, zonder dat er nieuwe kaartjes gedrukt hoeven te worden.
Maar de digitale kaart biedt meer dan alleen basisgegevens. Medewerkers kunnen direct links delen naar de website, hun eigen LinkedIn-profiel en de social media van InAxtion. Dat maakt het kaartje niet alleen praktisch, maar ook een klein marketingmiddel.
“Het digitale profiel kan meer bevatten dan alleen basiscontactgegevens. Medewerkers kunnen ook direct links delen naar onze website, hun eigen LinkedIn en InAxtion social media, wat vanuit marketingperspectief een mooie toevoeging is.”
De implementatie verliep soepel. Wizard Card reageerde snel en dacht actief mee, waardoor alles zonder veel intern gedoe op orde kwam.
Sinds de overstap merkt InAxtion de voordelen op meerdere vlakken. Het beheer is sterk vereenvoudigd: adreswijzigingen, nieuwe functies, aangepaste gegevens, het is via de Card manager zo geregeld. Geen bestelprocedure, geen wachttijd en geen verspilling meer.
Ook in het dagelijkse contact met klanten en nieuwe medewerkers maakt het verschil. Contactgegevens delen gaat sneller en laagdrempeliger. De ontvanger heeft meteen alles bij de hand, zonder iets over te hoeven typen of op te zoeken.
“Klanten reageren hier heel positief op. Het is gewoon super snel en handig!”
Intern werden de nieuwe kaarten ook goed ontvangen. Medewerkers hebben hun kaartje altijd bij zich, fysiek én digitaal, en delen het in een paar seconden. Het voelt als een moderne, milieubewuste manier van netwerken dat aansluit bij hoe InAxtion wil werken en zichzelf wil presenteren.
Een organisatie die zelf dagelijks werkt aan gebouwen die klaar zijn voor de toekomst, kijkt ook kritisch naar de eigen manier van werken. Zo kwamen uiteindelijk ook de traditionele papieren visitekaartjes ter sprake. Want past een stapel papieren kaartjes eigenlijk nog wel bij de manier waarop je tegenwoordig relaties onderhoudt?
Een beurs staat in het teken van nieuwe contacten. Je spreekt op één dag tientallen potentiële klanten, partners en andere interessante bedrijven. Dan wil je na een goed gesprek niet eindigen met gedoe om contactgegevens uit te wisselen. Zeker wanneer je met een compleet team op een beurs staat, wil je dat goed geregeld hebben. Iedereen moet snel zijn eigen contactgegevens kunnen delen, in dezelfde uitstraling en zonder vooraf voor iedere medewerker een stapel papieren visitekaartjes te bestellen.
Je staat op een beurs, evenement of netwerkborrel en hebt in korte tijd meerdere goede gesprekken. Aan het einde van zo'n gesprek wil je natuurlijk je contactgegevens achterlaten. Een papieren visitekaartje werkt daar nog steeds prima voor. Maar zeker binnen grotere salesteams ontstaan ook nadelen. Kaartjes raken op, gegevens veranderen en bij een nieuwe functie, nieuw telefoonnummer of nieuwe medewerker moeten er weer nieuwe kaarten worden besteld. Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor een digitale manier om contactgegevens te delen. Maar welke mogelijkheden zijn er? En wat werkt het beste als je met een heel salesteam werkt?